Makalah Perencanaan Operasional (Operational Plan)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan telah dipertimbangkan sebagai fungsi utama manajemen dan meliputi segala sesuatu yang manajer kerjakan. Membuat keputusan biasanya menjadi bagian dari perencanaan karena setiap  pilihan dibuat berdasarkan proses penyelesaian setiap rencana. Perencanaan  penting karena banyak berperan dalam menggerakan fungsi manajemen yang lain. Perencanaan merupakan proses pengambilan keputusan sistematis yang dilakukan secara sadar berkaitan dengan tujuan dan kegiatan yang hendak dilakukan oleh seseorang, sebuah kelompok, unit kerja atau organisasi di masa depan. Perencanaan bukanlah respon informal atau tiba- tiba terhadap suatu krisis, melainkan suatu upaya yang dilakukan dengan sengaja yang diarahkan dan dikendalikan oleh manajer dan sering kali memerlukan  pengetahuan dan pengalaman karyawan dari segala lapisan perusahaan. Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja berupa  panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa mendatang (Thomas Bateman dan Scott A. Snell. 2008 )

Aspek perencanaan operasional meliputi analisis masalah, penentuan  prioritas, pengambilan keputusan dan  programming.Analisis masalah adalah memahami seluruh informasiyang ada, melakukan analisis situasi untukmengetahui isu apa yang sedang terjadi. Setelah tahap analisa masalah, tahap selanjutnya adalah penentuan prioritas masalah. Penentuan prioritas masalah bertujuan untuk menentukan permasalahan mana yang menjadi  prioritas utama untuk diselesaikan.Tahap selanjutnya adalah pengambilan keputusan mengenai permasalahan tersebut.Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan perencanaan operasional?

2.      Apa saja langkah-langkah dalam perencanaan operasional?

3.      Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya?

1.3  Tujuan

1.      Untuk mengetahui mengenai perencanaan operasional?

2.      Untuk mengetahuilangkah-langkah dalam perencanaan operasional?

3.      Untuk mengetahui Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Perencanaan Operasional

Perencanaan menyediakan kepada individu maupun unit pekerja berupa panduan yang jelas untuk diikuti dalam kegiatan mereka di masa mendatang. (Thomas Bateman dan Scott A. Snell. 2008) Perencanaan dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu perencanaan tujuan dasar organisasi (perencanaan strategis) dan perencanaan operasional. Perencanaan strategis adalah bentuk perencanaan jangka  panjang atau jangka menengah yang dilakukan untuk menentukan tujuan dan sasaran strategis organisasi. Perencanaan operasional adalah  penjabaran dari perencanaan strategis dalam jangka pendek yang umumnya memuat target dan kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun. (I Gusti Agung Rai. 2008). Perencanaan operasional menurut A.F.Al - Assaf (2001) lebih spesifik dan lebih detail dalam desain, proses dan kegiatannya.

Perencanaan operasional meliputi perencanaan yang detail untuk setiap dan semua kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh mutu layanan. Dalam tahap perencanaan ini, individu yang berwenang secara aktif memprediksi alokasi sumber daya yang tepat, berbagai keperluan pelatihan, partisipasi pegawai, serta jenis dan jumlah proyek yang akan dilakukan, semuanya merupakan prediksi untuk tahap intervensi. Tahap perencanaan ini membutuhkan lebih banyak waktu dan detail dibandingkan tahap perencanaan strategis dan juga.

Dengan demikian, perencanaan mengandung beberapa arti antara lain:

1. Proses. Yaitu suatu konsep dasar yang menjelaskan bahwa kegiatan yang dilakukan akan berjalan sesuai dengan tahap-tahap yang di tentukan.dalam hal ini kegiatan dalam perencanaan dilakukan menurut proses yang berlaku.

b.       Penetapan tujuan dan sasaran. Yaitu kegiatan merencanakan ke arah mana organisasi dapat menetapkan tujuan nya secara khusus ataupun umum,tujuan jangka panjang maupun tujuan jangka pendek.

3. Pemilihan tindakan. Yaitu organisasi harus mengoptimalkan pada beberapa tindakan yang efektif ketimbang harus menggunakan semua tindakan yang kadang kala tidak efektif
4. Mengakaji cara terbaik. Walaupun pilihan tindakan itu sudah dianggap baik namun bisa saja tetap tidak efektif kalau dilakukan dengan cara kurang baik.sebaliknya,sesuatu yang baik apabila dilakukan dengan cara yang baik pula maka akan menghasilkan sesuatu yang efektif.
5. Tujuan . Hal ini menyangkut hasil akhir atau sasaran khusus yang diinginkan oleh organisasi.keinginan itu bisa dinyatakan dalam suatu standar-standar yang berlaku baik kualitatif maupun kuantitatif.

Bentuk Perencanaan Operasional

Rencana Operasional (Operational Plan) terdiri atas rencana sekali  pakai dan rencana tetap. Rencana sekali pakai dikembangkan untuk mencapai tujuan tertentu dan ditinggalkan manakala tujuan tersebut telah dicapai. Rencana sekali pakai merupakan arah tindakan yang mungkin tidak akan terulang dalam bentuk yang sama dimasa yang akan datang. Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain:

1. Program (Programs)

Program mencakupserangkaian aktivitas yang relatif luas. Suatuprorgam menjelaskan :

a.       Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan  

b.      Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah

c.       Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

2. Proyek (Project )

Proyek adalah bagian program yang lebih kecil dan mandiri. Proyek memiliki cakupan terbatas dan petunjuk yang jelas mengenai tugas dan waktu. Setiap proyek akan menjadi tanggung jawab setiap individu yang ditunjuk dan diberi sumber daya spesifik dan dalam  batas waktu tertentu.

3. Anggaran (Budget )

Anggaran adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan (Financial Resource) yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula .Anggaran merupakan alat untuk mengendalikan aktivitas suatu organisasi. Oleh karena itu, anggaran merupakan komponen penting dari setiap program dan proyek. Anggaran mendeskripsikan pendapatan dan biaya. Dengan demikian, anggaran menentukan target aktivitas seperti hasil penjualan, biaya tiap bagian, atau investasi baru

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi-Fungsi Manajemen Lainnya

Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan, saling tergantungdan berinteraksi.

1. Pengorganisasian dan penyusunan personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya-sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukan cara dan menunjukan sumber daya-sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

2. Pengarahan

Fungsi pengarahan selalu berkaitan dengan perencanaan. Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya dan hubungan-hubungan yang di perlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

3. Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan sangat erat, sehingga sering d sebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen. Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif. Oleh karena itu, pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Tujuan setiap rencana adalah untuk membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Pentingnya Suatu Perencanaan

Perencanaan sangat penting dan perlu untuk setiap usaha mencapai tujuan. Alasan ini didasarkan pada suatu pandangan bahwa kondisi masa depan tidaklah pasti. Lingkungan yang berubah begitu cepat menuntut siapa pun baik perseorangan maupun lembaga untuk selalu membuat rencana. Tanpa membuat perencanaan, organisasi akan kehilangan arah dan sulit untuk mengantisipasi ancaman perubahan lingkungan.Banyak faktor yang mempengaruhi pentingnya pembuatan suatu perencanaan antara lain; perubahan ekonomi, kemajuan teknologi, perubahan iklim, perubahan selera konsumen, gejolak politik, dan sistem keamanaan yang tidak terjamin memberikan banyak tantangan yang harus dihadapi walaupun penuh dengan resiko.

Selain untuk lebih memantapkan arah bagi organisasi dalam mencapai tujuannya, perencanaan juga memiliki peranan penting lainnya, seperti:

1. Untuk mengkooordinasikan usaha-usaha                                             

Didalam suatu organisasi pekerjaan-perkerjaan dilakukan individu dan kelompok yang memiliki tujuan dan kepentingan yang berbeda-beda. Maka perlu dilakukan koordinasi, agar tujuan dan kepentingan itu tidak keluar dari tujuan organisasi.

2. Untuk mengatasi perubahan

Dengan adanya perencanaan yang matang maka perubahan-perubahan potensial yang akan terjadi akan dapat diantisipasi secepat mungkin.

3. Untuk pengembangan manajer

Manajer harus bertindak proaktif dan membuat hal-hal terjadi dan bukan sebaliknya, bertindak rekatif dan membiarkan hal-hal terjadi. Tindakan perencanaan akan mempertajam kemampuan manajer untuk berfikir ketika mereka mempertimbangkan gagasan-gagasan abstrak dan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi.

4. Untuk pengembangan standar kinerja

Keberhasilan yang dicapai pada masa lalu akan menjadi standar kinerja untuk masa yang akan datang. Tanpa perencanaan, standar performa mungkin menjadi tidak rasional dan subjektif.

 2.2 Langkah-langkah dalam perencanaan operasional

Perencanaan operasional adalah perencanaan yang memusatkan perhatiannya pada operasi sekarang (jangka pendek) dan terutama berkenaan dengan tujuan mencapai efisiensi.
Dalam melakukan perencanaan operasional maka diperlukan langkah-langkah tertentu. Langkah-langkah tersebut merupakan prosedur yang harus diikuti dalam setiap melakukan perencanaan, sebab tanpa prosedur tersebut maka kurang sempurna perencanaan tersebut. Langkah-langkah itu adalah sebagai berikut :

Langkah 1: Menetapkan tujuan

Sering sebuah organisasi mempunyai banyak tujuan, maka harus memilih diantara banyak tujuan tersebut, tujuan dapat dirumuskan sesuai dengan maksud misi dan sasaran yang dikehendaki. Tentu dengan mempertimbangkan sumber daya yang dimiliki, tujuan yang besar akan sukar dapat dicapai dengan sumber daya yang sangat terbatas, maka harus menetapkan tujuan yang terbaik bagi organisasi.

Langkah 2: Memahami atau merumuskan keadaan saat ini

Rencana adalah menyangkut kegiatan dimasa yang akan datang, apa yang dapat dilakukan dimasa yang akan datang sangat ditentukan pula keadaan atau posisi organisasi pada saat ini. Oleh karena itu organisasi harus mengetahui, memahami dan kemudian merumuskan posisinya saat ini. Untuk keperluan itu diperlukan data dan informasi yang relevan dengan tujuan organisasi.

Langkah 3: Mengidentifikasikan Kemudahan dan Hambatan

Organisasi harus melakukan identifikasi dan inventarisasi faktor-faktor kemudahan dan hambatan dalam usaha pencapaian tujuan. Dengan mengetahui kemudahan-kemudahan, organisasi akan dapat memanfaat-kannya peluang tersebut sebaik-baiknya. Sebaliknya dengan mengetahui kemungkinan hambatan, maka organisasi sedini mungkin sudah mempersiapkan untuk menanggulanginya atau mengantisipasinya yang akan dirumuskan dan kemudian dirumuskan pada berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan.

Menurut Louis A. Allen perencanaan terdiri dari kegiatan-kegiatan :

1.      Meramalkan, memperkirakan waktu yang akan datang.

2.      Menetapkan maksud tujuan (objects) sebagai: hasil akhir yang diharapkan: menentukan tujuan atau sasaran (goals/target).

3.      Mengarahkan (programming), menetapkan urutan dari kegiatan-kegiatan yang diperlukan: langkah-langkah yang akan diambil menurut prioritas pelaksananya.

4.      Menyusun tata waktu (schedulling), menetapkan urutan waktu yang tepat agar tindakan yang dilakukan dapat berhasil baik.

5.      Menyusun anggaran belanja (budgeting), yaitu mengalokasikan sumber-sumber yang tersedia, dinyatakan dalam istilah-istilah keuangan.

6.      Memperkembangkan prosedur-prosedur, membuat standar.

2.3  Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan dan Cara Mengatasinya

Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan PerencanaanEfektifitas penting bagi seorang manajer, seringkali dalam pengembangan perencanaan yang efektif manajer mengalami hambatan – hambatan. Terdapat dua hambatan utama dalam pengembangan rencana yang efektif, yaitu :

A.    Penolakan dari dalam diri perncanaan terhadap penetapan tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. David A. Kolb dan kawan – kawan mengemukakan beberapa alasan mengapa manajer ragu – raguatau seringkali gagal dalam menetapakan tujuan organisasi

a.       Keengganan melepaskan tujuan alternatif

b.      Ketakutan akan kegagalan

c.       Minimnya pengetahuan tentang organisasi

d.      Minimnya pengetahuan tentang lingkungan

B.     Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkan.

Terdapat tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan – perubahan yang akan terjadi.

a.       Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan.

b.      Kengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada.

c.       Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan

Mengatasi Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan

1. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana

Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.Dan penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.

2. Komunikasi dan Partisipasi

Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan  rencana harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang biasanya lebih berkomitmen pada rencana yang pembentukannya mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.

3. Konsistensi /revisi /dan pembaruan

Tujuan seharusnya konsisten baik secara horizontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa tujan  seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi  vertikal  berarti bahwa tujuan  seharusnya konsisten  dari atas hingga ke bawah   organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.

4. Sistem Penghargaan yang Efektif

Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Perencanaan operasional meliputi perencanaan yang detail untuk setiap dan semua kegiatan yang akan dilakukan selama menerapkan sebagian atau seluruh mutu layanan. Dalam tahap perencanaan ini, individu yang berwenang secara aktif memprediksi alokasi sumber daya yang tepat, berbagai keperluan pelatihan, partisipasi pegawai, serta jenis dan jumlah proyek yang akan dilakukan, semuanya merupakan prediksi untuk tahap intervensi. Tahap perencanaan ini membutuhkan lebih banyak waktu dan detail dibandingkan tahap perencanaan strategis dan juga.

Bentuk utama rencana sekali pakai, antara lain:

1. Program (Programs)

2. Proyek (Project )

3. Anggaran (Budget )

Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

3.2 Saran

Sebaiknya dalam mengambil keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam sebuah perencanaan perlu memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Daftar Pustaka

L. Daft Richard, Manajemen. Edisi enam, Salemba empat, Jakarta, 2006.

Amirullah, Rindyah Hanafi, Pengantar Manajemen. Graha Ilmu, Yogyakarta, 2002.

https://fitridtrind.wordpress.com/2014/04/19/makalah-perencanaan-pengantar-manajemen/. Diakses pada tanggal 28 Juni 2017

http://www.academia.edu/9291871/OPERATIONAL_PLANNING_PERENCANAAN_OPERASIONAL. Diakses pada tanggal 28 Juni 2017

https://www.google.co.id/?gws_rd=cr,ssl&ei=rQ8PWaraL56YvQS4qioAg#q=fasilitas+yang+diperlukan+dalam+operational+plan. Diakses pada tanggal 28 Juni 2017